La posibilidad de tener un dossier de firmas con la relación de los propietarios y las propiedades de cada uno es muy útil para un Administrador de Fincas puesto que se puede utilizar para cubrir muchas necesidades. La principal, que duda cabe, es anotar los propietarios presentes o representados que asisten a una Junta General que luego sirva de base y testimonio de las personas que asistieron a la hora de confeccionar el acta de la asamblea.
Con Efincas es muy fácil configurar las diferentes opciones del formulario para luego emitir el dossier de firmas que podemos imprimir y llevar a una reunión. Es importante destacar la posibiidad de indicar el título con el que queremos encabezar el dossier, para señalar si se trata de los propietarios que han asistido a una Junta General o bien los propietarios que han recibido las llaves de sus buzones, las fichas o carnets de acceso a la piscina, o que han entregado cualquier documentación necesaria.
Si nos parece interesante, también se puede indicar en el dossier de firmas, el DNI, los teléfonos o los emails que tengamos de cada propietario, de forma que a la hora de recoger la firma, podamos preguntarle si son correctos los datos que tenemos o si nos falta alguno, decírselo para que nos lo facilite, si le parece oportuno. Es una herramienta muy útil para conseguir el emails de aquellas personas que nos faltan para lograr una más directa comunicación con nuestros clientes.
Como se observa en el formulario, también podemos indicar otras personas como pagadores, cotitulares o cónyuge que tengamos relacionada con una vivienda. Finalmente lo podemos ordenar por apellidos del propietario, por nombre de la propiedad o por código de la finca.
Si una persona tiene varias propiedades, (vivienda, garaje, trastero), se ordena por la propiedad que tenga mayor coeficiente de participación, considerándose ésta como propiedad principal, que suele ser su vivienda.
