Uno de los trabajos de un despacho de Administración de Fincas consiste en la gestión contable y documental de la Comunidad, mediante algún programa de contabilidad específico para Comunidades de Propietarios, necesario por las peculiaridades contables que supone el reparto de los gastos en función del coeficiente de participación de cada propiedad, como el utilizado por el Software online Efincas que yo utilizo, aplicando la normativa del Plan General de Contabilidad, que aunque TODAVÍA no es una imposición legal, yo estoy convencido de las ventajas de aplicar dichos procedimientos (partida doble, criterio del devengo, etc) para la transparencia en la gestión.
Una vez cuadrado y cerrado cada período en que se informa a la Comunidad, la información contable se podrá mostrar de muchas formas distintas, pero siempre contando con el respaldo de la utilización de un sistema contable de PARTIDA DOBLE (asientos en el debe y haber).
Uno de los problemas con que nos encontramos los profesionales, es encontrar la MEJOR FORMA DE ALMACENAR LOS DOCUMENTOS que respaldan los cobros y pagos que se realizan en una Comunidad. Hay Comunidades que mueven anualmente cantidades económicas superiores a las de muchas pequeñas empresas.
Recientemente, después de ver varios informes sobre scanners para empresas, he decidido comprar este fabricado por Fujitsu modelo Scansnap S510 por importe que ronda los 500 Euros IVA incluido, que facilita la digitalización de documentos (facturas, escritos, ingresos de banco, contratos, informes, etc) que se generan en las Comunidades de Propietarios.
Hasta ahora el archivo de la información contable de una Comunidad de Propietarios se podía realizar mediante 3 POSIBLES CRITERIOS:
- Ordenados por conceptos – Consiste en archivar dentro de un mismo ejercicio contable, las facturas agrupadas por conceptos, las facturas de luz, de agua, de mantenimiento del ascensor, de mantenimiento de la limpieza, de honorarios del administrador, de reparaciones, seguros sociales, nóminas, de consumo de gasóleo para calefacción, etc.
- Ordenados según la fecha de pago en el banco – Consiste en cerrar mes a mes la cuenta corriente por donde se lleva la gestión de la comunidad y cerrando con el mayor del banco, de la cuenta 5720001 o lo que sea, y acompañando a cada cargo o abono el correspondiente justificante o factura del mismo.
- Guardar las facturas en el mismo orden en que se anotan en el Diario de Contabilidad – Consiste en que a la vez que hacemos asientos en la contabilidad, vamos guardando el documento que respalda cada cobro o pago según el ordinal correlativo que nos da nuestro programa de contabilidad.
Yo utilizaba el criterio según el orden en que aparece registrado el ingreso o el gasto en el banco.
Pero como me comentaba un compañero cuando le pregunté cual criterio de ordenación seguía para archivar los documentos, facturas y justificantes, ingresos etc. si escaneaba los documentos y los guardaba en formato .pdf, no necesitaba ningún tipo de orden especial, sino que a la hora de hacer cualquier asiento en la contabilidad, el programa le daba la opción de archivar todos los documentos necesarios, VINCULADOS A DICHO ASIENTO CONTABLE.
De esta forma en un simple portátil o accediendo a la OFICINA VIRTUAL de la página web del Administrador, se podía ver en cualquier momento y de una forma rápida, las facturas correspondiente a cada gasto.
El próximo JUEVES 5 DE FEBRERO se van a celebrar en SEVILLA (Hotel NH Viapol) una jornada sobre NOVEDADES EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA EMPRESA, donde se van a tratar los siguientes temas:
17,15 h. La Implicación de la Protección de Datos en la Gestión Documental
Ponente: Juan Miguel Pulpillo Fernández
Abogado Área Sistemas de Información, Jefe Proyectos LOPD
Ascendia Reingeniería + Consultoría
· Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD)
· Adecuación a la LOPD
18,00 h. Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y Comercio Electrónico
Ponente: Miguel A. Pendón Meléndez
Prof. Titular Derecho Mercantil Universidad de Jerez
Consultor Caveat Abogados, S.L.P.
· Ley 34/2002, de 11 de julio (LSSI)
· Comercio Electrónico
· Firma y Facturación Electrónica
19,15 h. Administración Electrónica: Tramitaciones Telemáticas
Ponente: Bartolomé Borrego Zabala
Vocal Responsable División de Nuevas Tecnologías – Agencia Tributaria
· Ley de Administración Electrónica y su Aplicación Práctica por la Empresa
· Novedades en Tramitaciones telemáticas con la Administración Tributaria
· El Documento Electrónico y la Gestión Documental
20,00 h. Aplicaciones informáticas para la Gestión Empresarial de la Información
Ponente: Fernando Moreno-Torres.
Director Gerente de MTC Soft
· Software de Gestión Documental en la empresa
¿Qué criterio sigues para ORDENAR LOS DOCUMENTOS Y FACTURAS de las Comunidades de Propietarios? – ¿Utilizas algún programa específico que contemple la gestión documental de estas facturas, justificantes, escritos, informes, contratos, etc.? ….
